Come riorganizzare un archivio

Se siete come la persona media ha almeno un gabinetto in casa o in ufficio, e probabilmente non è organizzato come ti piace. Anche se il file cassetti composto da mucchi disordinati di carte, questo articolo può aiutarvi ad affrontare il caos, ripulire ingombro inutile e fare tutte le procedure più facili da find.STEPS: 1. Pensate a come si desidera che i cassetti di file che vengono organizzati. Se un sistema viene in mente-fatture in un cassetto in un altro informazioni fiscali, ecc-prendere appunti su un blocco di paper.2. Passare attraverso ogni cassetto alla volta, fare un breve elenco dei contenuti. Se hai già i file di set up, inserire i nomi dei file e content.3. Trova un lavoro pulito, ad esempio una scrivania o un tavolo e dare un'occhiata preliminare attraverso la carta in eccesso. Ricerca di una classificazione dei documenti in mucchi a seconda di come ti piace che ha organizzato le bollette con carta di credito in una pila, note spese in un altro e così via. Questo è un buon momento per mettere da parte fuori di elementi data per la conservazione o shredding.4. Una volta che tutti gli articoli non classificati, si sono separati, aggiungere nuove categorie per il list.5. Guardate attentamente la lista e decidere il metodo più appropriato di organizzazione per voi, il vostro ufficio o casa. Per i file di lavoro, si potrebbe desiderare un file per ogni progetto /servizio per i file personali, è possibile separarli per tipologia di disegno di legge. Si noti che si può prendere in sub-disporre gli elementi in base al mese o .6. Fare un nuovo elenco di file è necessario pulire l'etichetta. Posizionare ogni scatola su una pagina separata. Sul lato sinistro della pagina, l'elenco dei file "di classe", che di solito sono appesi cartelle. Sul lato destro della pagina, l'elenco dei singoli file che si desidera in ogni categoria sono di solito cartelle. Ad esempio, un file appeso etichetta "conti della carta di credito" può contenere cartelle etichettate "MasterCard", "Visa" e "Gas Card, oppure è possibile avere i file etichettati" Fatture 2005 "," proietta Act 2004 "e così via. 7. Assicurarsi di avere tutte le forniture necessarie. Una serie di file con cartelle sospese Manila, ben marcato, è un ottimo modo per organizzare qualsiasi file system. Vai a un negozio di forniture per ufficio e di scegliere i file giusti dimensioni, insieme con la vostra scelta di file di etichette folder.8. Tipizzazione e /o stampare le etichette dei file. Applicare le etichette per le cartelle e file manila folders.9 impiccagione. Passare attraverso i vostri cassetti di file, uno alla volta, e mettere i nuovi file vuoti in ordine alfabetico. Ora, scaricare tutti i file vecchi e mettere le carte in luoghi appropriati. Fare lo stesso per qualsiasi sciolto paperwork.10. Mettere un'etichetta appropriata sul lato esterno di ciascun cassetto di lima e tirare tutte le vecchie cartelle sgradevole. Ora che avete finito! Consigli * Quando si sta sviluppando il sistema organizzativo, scoprire come spesso è necessario utilizzare gli elementi della sua presentazione. Mettete i file utilizzati più spesso nella parte anteriore del cassetto o in un luogo facilmente accessibile. Si potrebbe anche voler una sezione del suo schedario dedicato specificamente ai lavori in corso. * Se siete preoccupati su dove inviare nuovamente le cartelle, è possibile inserire una seconda linea nella cartella di file per l'inclusione di una taglia più piccola della sorgente di file che sono appesi, in alcuni sistemi di etichettatura preconfezionate di offrire questa opzione nel software. * Non abbiate paura di creare sistemi di file diversi in modi diversi. I tuoi file dall'ufficio a casa non deve avere la stessa configurazione dei file di lavoro. * Sii paziente, se avete problemi a trovare le cose in un primo momento. È sempre possibile stampare un elenco dei file e nastro del lato del mobile. * Non si dispone di file via tutto da organizzare. Tenere un vassoio sulla scrivania o vicino al vostro casellario dei temi presentati, e, naturalmente, una volta alla settimana o una volta pieno. * Queste fasi di lavoro e deposito dei documenti sul computer, anche! Avvertenze * Quando si inizia a costruire fogli sparsi , non solo casualmente iniziare a fare nuovi file, che è il modo di caos e disorganizzazione. Controllare prima per assicurarsi che il file non esiste * Se non avete bisogno di un nuovo file, ma pensa al posto più logico per dirla, invece di metterlo nel cassetto superiore viene aperto
By:.. Shinyumi